Dlaczego organizacja PDF ma znaczenie?
Freelance designer ma 47 projektowych plikow PDF w jednym folderze. Ksiegowy zarza ponad 200 fakturami kwartalnie. Student zbiera artykuly badawcze i zadania z wielu przedmiotow. Bez systemu znalezienie odpowiedniego pliku zajmuje dluzej niz samo zadanie.
Te piec technik rozwiazuje najczestsze problemy z organizacja PDF. Kazda zajmuje mniej niz minute.
1. Polacz powiazane pliki w jeden dokument
Rozproszone pliki, ktore naleza do siebie, tworza zamieszanie. Aplikacja o prace podzielona na resume.pdf, cover_letter.pdf i references.pdf staje sie trzema rzeczami do sledzenia i wysylania.
Uzyj narzedzia Polacz PDF, aby polaczyc je w jeden plik. Przeciagnij pliki do odpowiedniej kolejnosci i polacz. Agent nieruchomosci grupujacy umowy i raporty z inspekcji w jeden pakiet kliencki oszczedza czas przy kazdej transakcji.
2. Podziel duze dokumenty na skupione sekcje
150-stronicowy podrecznik pracownika zawiera zasady IT na stronach 45-60. Nikt nie potrzebuje calego pliku, aby sprawdzic zasady dotyczace hasla Wi-Fi. Uzyj Podziel PDF, aby wyodrebnic tylko istotne strony.
Dziala to dobrze w przypadku raportow rocznych (podzial wedlug dzialu), podrecznikow (podzial wedlug rozdzialu) i protokolow ze spotkan (podzial wedlug daty).
3. Popraw orientacje stron
Zeskanowane dokumenty sa najwiekszymi sprawcami - poziome tabele zablokowane w trybie pionowym, strony do gory nogami z nieprawidlowo ustawionego podajnika skanera. Narzedzie Obrocz PDF naprawia pojedyncze strony lub cale dokumenty jednym kliknieciem. Napraw orientacje przed laczeniem lub udostepnianiem.
4. Dodaj numery stron
Po polaczeniu plikow z wielu zrodel oryginalne numery stron juz nie pasuja. Narzedzie Dodaj numery stron stosuje spojne numerowanie w calym dokumencie. Wybierz pozycje, format (1, 2, 3 lub i, ii, iii) i numer poczatkowy. Wazne dla pism prawnych i kazdego dokumentu, do ktorego ludzie odwoluja sie przez numer strony.
5. Oczys metadane dokumentu
Metadane PDF - tytul, autor, temat, slowa kluczowe - kontroluja sposob wyswietlania plikow w wynikach wyszukiwania i menedzerach plikow. Plik zatytulowany ’Document1’ z autorem ’User’ jest pozniej niemozliwy do znalezienia.
Uzyj Edytuj metadane, aby ustawic wyrazny tytul, poprawnego autora i odpowiednie slowa kluczowe. Przed zewnetrznym udostepnieniem usun wewnetrzne metadane, takie jak imie i nazwisko oryginalnego autora lub historia zmian.
Kombinacje narzedzi wedlug scenariusza
| Scenariusz | Krok 1 | Krok 2 | Krok 3 |
|---|---|---|---|
| Pakiet dokumentow klienckich | Polacz wszystkie pliki | Dodaj numery stron | Edytuj metadane |
| Wyodrebnianie rozdzialu | Podziel wedlug zakresu stron | Edytuj metadane | - |
| Naprawa zeskanowanej partii | Obrocz nieprawidlowe strony | Polacz w jeden plik | Dodaj numery stron |
| Kwartalny archiwum faktur | Polacz miesieczne faktury | Dodaj numery stron | Skompresuj koncowy plik |
| Przeslanie akademickie | Polacz prace i zalacznik | Napraw obrocone wykresy | Dodaj numery stron |
Jaka jest najlepsza kolejnosc stosowania narzedzi PDF?
Kolejnosc stosowania narzedzi ma znaczenie. Postepuj wedlug tych sekwencji, aby uzyskac najlepsze wyniki:
- Najpierw obracaj, potem lacze - Napraw orientacje przed laczeniem, aby nie szukac obroconych stron w wiekszym dokumencie
- Podziel przed udostepnieniem - Wyodrebnij tylko strony, ktorych odbiorca potrzebuje
- Lacze przed kompresja - Jedno przejscie kompresji na polaczonym pliku usuwa duplikaty zasobow miedzy plikami lepiej niz kompresowanie kazdego pliku osobno
- Dodaj numery stron na koniec - Zawsze numeruj strony po zakonczeniu laczenia i dzielenia
- Edytuj metadane na samym koncu - Ustaw ostateczny tytul i autora po wszystkich innych zmianach
Lista kontrolna organizacji
- Wszystkie powiazane pliki polaczone w jeden dokument
- Niepotrzebne strony usuniete przez podzial
- Kazda strona we wlasciwej orientacji
- Zastosowano spojne numerowanie stron
- Metadane zaktualizowane z wyraznym tytulem i autorem
- Wrazliwe metadane usuniete przed zewnetrznym udostepnieniem
- Plik skompresowany, jesli przekracza 10 MB
Kazde narzedzie wymienione tutaj dziala w Twojej przegladarce. Bez przesylan, bez rejestracji. Twoje dokumenty pozostaja na Twoim urzadzeniu od poczatku do konca.