Prečo záleží na organizácii PDF?
Freelance dizajnér má 47 projektových PDF v jednom priečinku. Účtovník žongluje s 200+ faktúrami za štvrťrok. Študent zbiera výskumné práce a zadania naprieč viacerými predmetmi. Bez systému trvá nájdenie správneho súboru dlhšie ako samotná úloha.
Týchto päť techník rieši najčastejšie problémy s organizáciou PDF. Každá zaberie menej ako minútu.
1. Spojte súvisiace súbory do jedného dokumentu
Roztrúsené súbory, ktoré patria k sebe, vytvárajú zmätok. Žiadosť o prácu rozdelená na zivotopis.pdf, motivacny_list.pdf a referencie.pdf sa stáva tromi vecami na sledovanie a posielanie.
Použite nástroj Spojiť PDF na ich kombináciu do jedného súboru. Presuňte súbory do správneho poradia a spojte. Realitný agent balíci zmluvy a inšpekčné správy do jedného klientského balíka ušetrí čas pri každej transakcii.
2. Rozdeľte veľké dokumenty na zamerané časti
150-stránková príručka zamestnanca obsahuje IT politiky na stranách 45–60. Nikto nepotrebuje celý súbor na overenie pravidiel o Wi-Fi hesle. Nástrojom Rozdeliť PDF extrahujte len relevantné stránky.
Funguje to výborne pre výročné správy (rozdelenie podľa oddelení), učebnice (rozdelenie podľa kapitol) a zápisnice zo stretnutí (rozdelenie podľa dátumu).
3. Opravte orientáciu stránok
Naskenované dokumenty sú najväčší hriešnici - tabuľky na šírku zaseknuté v režime na výšku, stránky hore nohami z nesprávne nastaveného podávača skenera. Nástroj Otočiť PDF opraví jednotlivé stránky alebo celé dokumenty jedným kliknutím. Opravte orientáciu pred spájaním alebo zdieľaním.
4. Pridajte čísla strán
Po spojení súborov z viacerých zdrojov pôvodné čísla strán už nesedia. Nástroj Číslovanie strán aplikuje konzistentné číslovanie naprieč celým dokumentom. Vyberte si pozíciu, formát (1, 2, 3 alebo i, ii, iii) a počiatočné číslo. Nevyhnutné pre právne podania a akýkoľvek dokument, o ktorom ľudia diskutujú podľa čísla strany.
5. Vyčistite metadáta dokumentu
Metadáta PDF - názov, autor, predmet, kľúčové slová - určujú, ako sa súbory zobrazujú vo výsledkoch vyhľadávania a správcoch súborov. Súbor s názvom „Dokument1“ a autorom „Používateľ“ je neskôr nemožné nájsť.
Nástrojom Upraviť metadáta nastavte jasný názov, správneho autora a relevantné kľúčové slová. Pred externým zdieľaním odstráňte interné metadáta ako meno pôvodného autora alebo históriu revízií.
Kombinácie nástrojov podľa scenára
| Scenár | Krok 1 | Krok 2 | Krok 3 |
|---|---|---|---|
| Balík dokumentov pre klienta | Spojiť všetky súbory | Pridať čísla strán | Upraviť metadáta |
| Extrakcia kapitoly | Rozdeliť podľa rozsahu strán | Upraviť metadáta | - |
| Oprava naskenovanej dávky | Otočiť nesprávne stránky | Spojiť do jedného súboru | Pridať čísla strán |
| Štvrťročný archív faktúr | Spojiť mesačné faktúry | Pridať čísla strán | Komprimovať finálny súbor |
| Akademické odovzdanie | Spojiť prácu + prílohy | Opraviť otočené grafy | Pridať čísla strán |
Aké je najlepšie poradie na aplikáciu PDF nástrojov?
Poradie, v ktorom nástroje aplikujete, je dôležité. Pre najlepšie výsledky dodržujte tieto postupnosti:
- Najskôr otočte, potom spájajte - Opravte orientáciu pred kombináciou, aby ste nehľadali otočené stránky vo väčšom dokumente
- Rozdeľte pred zdieľaním - Extrahujte len stránky, ktoré príjemca potrebuje
- Spájajte pred kompresiou - Jedna kompresia spojeného súboru odstráni duplicity medzi súbormi lepšie ako kompresia každého súboru zvlášť
- Čísla strán pridávajte na záver - Vždy číslujte stránky až po dokončení spájania a rozdeľovania
- Metadáta upravujte nakoniec - Finálny názov a autora nastavte až po všetkých ostatných zmenách
Kontrolný zoznam organizácie
- Všetky súvisiace súbory spojené do jedného dokumentu
- Nepotrebné stránky odstránené rozdelením
- Každá stránka v správnej orientácii
- Aplikované konzistentné číslovanie strán
- Metadáta aktualizované s jasným názvom a autorom
- Citlivé metadáta odstránené pred externým zdieľaním
- Súbor skomprimovaný, ak presahuje 10 MB
Každý tu uvedený nástroj beží vo vašom prehliadači. Bez nahrávania, bez registrácie. Vaše dokumenty zostávajú na vašom zariadení od začiatku do konca.
